خطوات تصميم قاعدة البيانات بإستخدامAccess
فيما يلي الخطوات الأساسية لتصميم أي قاعدة بيانات:
1 تحديد الغرض من قاعدة البيانات.
2 تحديد الجداول التي تحتاج إليها في قاعدة البيانات.
3 تحديد الحقول التي تحتاج إليها في الجداول.
4 تعريف الحقول بواسطة قيم فريدة.
5 تحديد العلاقات بين الجداول.
6 تحسين التصميم.
7 إضافة بيانات وإنشاء كائنات قاعدة بيانات أخرى.
1 تحديد الغرض من قاعدة البيانات وكيفية استخدامها وهذا يشمل التالي:
- الإلمام بالمعلومات التي تريد الحصول عليها من قاعدة البيانات .
- تحديد المواضيع التي تحتاج إلى تخزين معلومات عنها بالجداول ، والحقائق التي تحتاج إلى تخزينها حول كل موضوع ( الحقول في الجداول) .
- تكلم مع من تتوقع أنه سوف يستخدم قاعدة البيانات .
- أمعن التفكير في الأسئلة التي تريد أن تجيب عنها قاعدة البيانات.
- خطط أوصافاً للتقارير المطلوب إخراجها .
- أجمع النماذج الورقية المستخدمة حالياً لتسجيل البيانات لأنها ستفيدك عند إنشاء شاشات النظام .
- دراسة قواعد البيانات ذات التصميم الجيد والمشابهة لتلك التي ستقوم بتصميمها .
2 تحديد الجداول التي تحتاج إليها:
قد يكون تحديد الجداول أكثر الخطوات خداعاً في عملية تصميم قاعدة البيانات، ويرجع السبب في ذلك إلى أن النتائج التي تريد الحصول عليها من قاعدة البيانات، من أمثلة التقارير المراد طباعتها والنماذج المراد استخدامها والأسئلة المراد الإجابة عليها، لا توفّر بالضرورة معلومات إرشادية حول هياكل الجداول التي تخرجها!! لست بحاجة إلى تصميم الجداول باستعمال Microsoft Access ، بل قد يكون من الأفضل تخطيط أوصاف التصميم ومراجعته على الورق أولاً. عند تصميم الجداول، عليك بتقسيم المعلومات، وذلك من خلال تذكر مبادئ التصميم الأساسية الآتية:
- لا يجب أن يتضمن الجدول معلومات مكررة .
- لا يجب تكرار المعلومات بين الجداول ، حيث أنه عند تخزين كل معلومة في جدول واحد فقط، يتم تحديث هذه المعلومة في مكان واحد، مما يزيد من كفاءة العمل ويقضي على احتمال الإدخال المكرر الذي يتضمن معلومات مختلفة. فقد ترغب على سبيل المثال بتخزين عنوان العميل ورقم هاتفه مرة واحدة، وفي جدول واحد.
- يجب أن يتضمن كل جدول معلومات عن موضوع واحد، أي عند احتواء كل جدول على حقائق عن موضوع واحد، يمكنك الاحتفاظ بمعلومات حول كل موضوع على حدة بعيداً عن المواضيع الأخرى ، على سبيل المثال، تخزَّن عناوين العملاء في جدول مختلف عن طلبات العملاء، حتى تتمكن من حذف إحدى الطلبات مع الاحتفاظ بمعلومات العميل .
3 تحديد الحقول التي تحتاج إليها:
- يجب أن يتضمن كل جدول معلومات حول نفس الموضوع، ويتضمن كل حقل في الجدول حقائق فريدة عن موضوع هذا الجدول. على سبيل المثال، يتضمن جدول العميل الحقول الآتية: اسم الشركة، العنوان، المدينة، ورقم الهاتف، حيث تلاحظ أن جدول العملاء يتكون من حقول تخص العملاء فقط .
- عند تخطيط أوصاف الحقول لكل جدول، تذكر التلميحات الآتية: " قم بربط كل حقل بموضوع الجدول مباشرة " " لا تضع في الحقول بيانات مشتقة أو محسوبة ( بيانات ناتجة عن عملية حسابية ) " . " قم بتضمين كافة المعلومات التي تريدها " " قم بتخزين المعلومات بأشكالها المنطقية المبسطة " (على سبيل المثال، "الاسم الأول" و"الاسم الأخير"، أفضل من "الاسم").
4 تعريف الحقول بواسطة قيم فريدة:
- حتى يتمكن Microsoft Access من ربط المعلومات المخزَّنة في جداول منفصلة، كربط عميل بجميع الطلبات الخاصة به .
- يجب أن يتضمن كل جدول في قاعدة البيانات حقل (أو مجموعة من الحقول) يُعرّف كل سجل في الجدول بشكل فريد، ويسمى هذا الحقل (أو مجموعة الحقول) مفتاحاً أساسياً .
5 تحديد العلاقات بين الجداول:
بعد تقسيم المعلومات إلى جداول وتعريف حقول المفاتيح الأساسية، ستحتاج إلى طريقة لإبلاغ Microsoft Access بكيفية إحضار المعلومات المرتبطة معاً مرة أخرى بطرق ذات معنى. ولعمل ذلك، عليك بتعريف العلاقات بين الجداول.
6 تحسين التصميم:
بعد تصميم احتياجاتك من الجداول والحقول والعلاقات، يحين الوقت لدراسة التصميم واكتشاف أي خلل لا يزال موجوداً، فمن الأسهل تغيير تصميم قاعدة البيانات الآن عنه بعد تعبئة الجداول بالبيانات. استخدم Microsoft Access لإنشاء الجداول، وتحديد العلاقات بينها، وأدخل بعض سجلات البيانات في كل جدول. اختبر إمكانية استخدام قاعدة البيانات في الحصول على ما تريد من إجابات. أنشئ مسودات تجريبية للنماذج والتقارير واختبر إظهارها للمعلومات كما كنت تتوقع. ابحث عن التكرار غير الضروري للبيانات واستبعده.
7 إدخال بيانات وإنشاء كائنات قواعد بيانات أخرى:
عندما تطمئن إلى أن هياكل الجداول تحقق أهداف التصميم المشروحة هنا، يحين وقت الشروع في إضافة كافة بياناتك إلى الجداول. ويمكنك عندئذ إنشاء ما تريد من استعلامات ، نماذج ، تقارير ، وحدات ماكرو ، و وحدات نمطية.
