مقدمة لتصميم قاعدة بيانات فيAccess
المرحلة الأولى : تصميم قاعدة البيانات وتصميم الجدول .
سنقوم إن شاء الله بتصميم قاعدة بيانات تخص الاعضاء بالموسوعة العربية للكمبيوتر والانترنت ، والغرض منها معرفة عدد أعضاء الموسوعة من كل دولة عربية . ويتطلب هذا ان نقوم بالتالي :
- إنشاء قاعدة البيانات ( تحمل الاسم : اعضاء الموسوعة ) التي ستحوي بداخلها الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير ..الخ .
- تصميم الجدول ( يحمل الاسم : بيانات الاعضاء ) وهو الذي يتم فيه تخزين البيانات وهو مكون من ثلاث حقول وهي على التوالي : ( حقل : الرقم ) - ( حقل : اسم العضو ) - ( وحقل : الدولة ) .
- إدخال البيانات بالجدول ( بيانات الاعضاء ) .
المرحلة الثانية : تصميم الاستعلامات التي تلخص لنا البيانات المدخلة .
- إنشاء إستعلامات ، تفيدنا في معرفة كم عدد الاعضاء من كل دولة .
المرحلة الثالثة : تصميم نماذج تحسن من شكل قاعدة البيانات .
- تصميم نموذج بشكل جميل يتم من خلاله إدخال البيانات إلى جدول " بيانات الاعضاء " ، بدل الطريقة التقليدية في إدخال البيانات عن طريق الجدول مباشرة .
- تصميم نموذج بتم من خلاله إستعراض نتائج الإستعلام والتي هي عبارة عن معرفة كم عضو من كل دولة ، وهذا بدل الاطلاع عليها من خلال الاستعلام والذي غالباً يكون من ناحية الشكل غير لائق .
المرحلة الرابعة : تصميم تقرير يمكنا من طباعة بيانات اعضاء الموسوعة على الورق .
- تصميم تقرير يكون ناتجه طباعة بيانات اعضاء الموسوعة وهي ( الرقم - اسم العضو - الدولة )
- تصميم تقرير يكون ناتجه طباعة إجمالي عدد الاعضاء من كل دولة
خطوات انشاء قاعدة البيانات ( اعضاء الموسوعة ) و خطوات تصميم جدول ( بيانات الاعضاء ) :
1 انقر على زر إبدأ ثم أنقر على برامج .
2 من البرامج إنقر على مايكروسوفت آكسس .
3 عندها تظهر لك شاشة الحوار " إنشاء قاعدة بيانات جديد بإستخدام " ، أختر منها " قاعدة بيانات Access فارغة " ثم أنقر موافق .
4 تظهر لك شاشة الحوار " ملف قاعدة بيانات جديدة " والتي من خلالها نقوم تسمية وإنشاء ملف قاعدة البيانات حيث نضع إسماً وصفيــــــــــــــا لقاعدة البيانات يعبر عن الغرض منها ويتم ذلك في خانة " اسم الملف " ، لذلك قم بتسمية ملف قاعـــــــدة البيانات " اعضاء الموسوعة " ثم أنقر موافق .
5 إتجه إلى اليمين وانقر على كائنات وحدد " جداول " ثم انقر على جديد بشريط الأدوات .
6 تظهر لك شاشة حوار " جدول جديد " حدد منها طريقة عرض التصميم ثم انقر موافق .
7 تظهر لك شاشة تصميم حقول الجدول حيث ستلاحظ وجود ثلاث أعمدة بالعناوين التالية : اسم الحقل - نوع البيانات - الوصف .
8 سنحتاج نحن هنا ( حسب الغرض من قاعدة البيانات الذي وضحناه في المقدمة ) إلى إنشاء ثلاثة حقول وهي : الرقم - اسم العضو - الدولة .
9 نضع مؤشر الكتابة تحت العمود اسم الحقل بالصف الأول ونكتب " الرقم " ثم ننتقل إلى العمود الثاني ونحدد نوع البيانات المدخلة في هذا الحقل من القائمة بـ " ترقيم تلقائي " ، بالنسبة للعمود الثالث ليس ضرورياً ان نكتب فيه شيء إلا إذا أردت ان تكتب وصفاً لنفسك يذكرك بالغرض من إنشائك لهذا الحقل أو في حال أردت ان يطلع أحد على قاعدة البيانات فتضع له وصفاً يسهل عليه فهم قاعدة البيانات .
10 ننتقل إلى الصف الثاني وبالتحديد تحت العمود الأول ( اسم الحقل ) ونكتب اسم الحقل الثاني والذي هو " اسم العضو " ثم ننتقل إلى العمود الثاني ونحدد نوع البيانات المدخلة في هذا الحقل بـ " نص " ، ولاحظ عند إنشائك لأي حقل يمكنك تحديد خصائص له تميزه عن غيره وهي موجودة بأسقل الشاشة حيث يمكنك الانتقال لها عن طريق الضغط على مفتاح " F6 " او النقر بزر الماوس الأيسر بالأسفل كي تتمكن من تعديل خصائص الحقل حسب الغرض منه ، انظر الخطوة رقم 13 .
11 ننتقل إلى الصف الثالث وبالتحديد تحت العمود الأول ( اسم الحقل ) ونكتب اسم الحقل الثالث والذي هو " الدولة " ثم ننتقل إلى العمود الثاني ونحدد نوع البيانات المدخلة في هذا الحقل بـ " نص " .
12 وبهذا نكون قد قمنا بإنشاء الحقول التي نحتاجها في قاعدة البيانات " أعضاء الموسوعة " .
13 بقي علينا ان نقوم بتغيير خاصية لحقل " اسم العضو " حتى نضمن عدم تكرار إدخال اسم العضو ، وهذه الخاصية هي ( مفهرس ) ونجعلها نعم ( بدون تكرار ) . ويتم ذلك عن طريق النقر على مفتاح " F6 " ثم وضع المؤشر امام هذه الخاصية ونختار من القائمة نعم ( بدون تكرار ) . 14 والان يجب علينا حفظ الجدول وتحديد اسم له ويتم ذلك عن طريق قائمة ملف ثم نختار حفظ ، عندها يظهر لنا مربع حوار الحفظ ونقوم بتسمية الجدول " بيانات الاعضاء " ثم ننقر موافق . 15 ستظهر لك شاشة تحتوي على تنبيه بضرورة ان يكون هناك مفتاح اساسي ( ليس هناك حاجة حالياً لإنشاء مفتاح اساسي ) ، انقر على " لا " . 16 افتح قائمة ملف واختر منها إغلاق . إدخال البيانات بالجدول :
وبهذا نكون قد إنتهينا من إنشاء قاعدة البيانات و تصميم الجدول الذي نحتاجه لتخزين البيانات وحفظها .
